ETS con più sedi operative e registri dei volontari

Il Ministero del Lavoro, con la nota n. 809 del 20.01.2025, ha chiarito le modalità di vidimazione dei registri dei volontari relativi alle sedi secondarie di un Ente del Terzo Settore.

Registri dei volontari negli ETS con più sedi

Un Ente del Terzo Settore (ETS) con più sedi operative, anche in regioni diverse dalla sede legale, può istituire più registri dei volontari non occasionali, come previsto dall’articolo 17, comma 1, del Codice del Terzo Settore (CTS). Tuttavia, tali registri devono rispettare determinate condizioni per garantire l’inalterabilità delle scritture e l’affidabilità dei dati relativi ai volontari.

Il registro dei volontari ha lo scopo di identificare coloro che svolgono attività volontaria continuativa, documentarne lo status e facilitare gli adempimenti assicurativi. Il Decreto Ministeriale del 6 ottobre 2021 disciplina la sua tenuta, prevedendo la possibilità di ricorrere a supporti cartacei (vidimati) o sistemi elettronici/telematici. Sebbene il registro abbia carattere unitario, l’articolazione territoriale di un ETS può rendere necessario l’uso di registri “di sede” separati.

Condizioni per la tenuta di registri separati

Nel caso in cui un ETS decida di adottare registri separati per le diverse sedi operative, è necessario rispettare alcune condizioni fondamentali:

1. Delibera dell’organo di amministrazione: la decisione di istituire registri secondari deve essere formalmente approvata dall’organo di amministrazione, responsabile della tenuta complessiva del registro.
2. Prevenzione delle duplicazioni: devono essere adottate modalità operative che impediscano la registrazione della stessa persona su più registri.
3. Nomina di un responsabile: per ogni registro di sede deve essere individuata una persona incaricata della compilazione e conservazione.
4. Informazione alla compagnia assicurativa: la modalità di gestione dei registri deve essere comunicata all’assicurazione affinché possa garantire la copertura a tutti i volontari.
5. Verifiche periodiche: l’organo di amministrazione deve effettuare controlli regolari sulla corretta tenuta del registro.

Obbligo di vidimazione e aggiornamento del RUNTS

Presso la sede principale deve essere conservata una copia del frontespizio di ciascun registro secondario, con indicazione dell’autorità che ha effettuato la vidimazione e della data di operatività. Durante le verifiche da parte delle autorità competenti, l’ente deve poter esibire tali documenti.

Tutti i registri di sede devono essere regolarmente vidimati, poiché, in caso contrario, sarebbero considerati mere scritture interne prive di valore legale e probatorio. L’aggiornamento del RUNTS dovrà avvenire sulla base di una ricognizione completa dei volontari iscritti in tutti i registri attivi.

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