L’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, con il provvedimento n. 146 del 5 giugno 2019, ha stabilito alcune prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati, da parte delle cooperative sociali, società di mutuo soccorso e enti del terzo settore.
Il trattamento può riguardare i dati particolari attinenti:
a) agli associati, ai soci e, se strettamente indispensabile per il perseguimento delle finalità perseguite, ai relativi familiari e conviventi;
b) agli aderenti, ai sostenitori o sottoscrittori, nonché ai soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione o che hanno contatti regolari con enti e organizzazioni di tipo associativo;
c) ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;
d) ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle attività o dei servizi prestati dagli enti;
e) agli studenti iscritti o che hanno presentato domanda di iscrizione agli istituti scolastici e, qualora si tratti di minori, ai loro genitori o a chi ne esercita la potestà;
f) ai lavoratori dipendenti degli associati e dei soci, limitatamente ai dati idonei a rivelare l’adesione a sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere sindacale.
Il trattamento dei dati particolari può essere effettuato per le seguenti motivazioni:
- perseguire scopi determinati e legittimi individuati dalla legge, dall’atto costitutivo, dallo statuto o dal contratto collettivo, ove esistenti;
- far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla normativa.
- esercitare il diritto di accesso ai dati e ai documenti amministrativi, n necessari per la gestione amministrativa di enti e organizzazioni di tipo associativo e per l’adempimento di obblighi fiscali ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili.
Qualora le cooperative sociali o gli ETS si avvalgano di persone giuridiche o di liberi professionisti per perseguire le predette finalità, ovvero richiedano ad essi la fornitura di beni, prestazioni o servizi, gli stessi possono effettuare il trattamento dei dati in questione.
Possono essere forniti i soli dati particolari strettamente indispensabili per le attività di effettivo ausilio alle predette finalità, con particolare riferimento alle generalità degli interessati e a indirizzari, sulla base di un atto scritto che individui con precisione le informazioni comunicate, le modalità del successivo utilizzo e le particolari misure di sicurezza adottate.
I dati personali riferiti agli associati/aderenti possono essere comunicati agli altri associati/aderenti anche in assenza del consenso degli interessati, a condizione che la predetta comunicazione sia prevista dall’atto costitutivo o dallo statuto per il perseguimento di scopi determinati e legittimi e che le modalità di utilizzo dei dati siano rese note agli interessati in sede di rilascio dell’informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679.
La comunicazione dei dati personali relativi agli associati/aderenti all’esterno dell’ente e la loro diffusione possono essere effettuate con il consenso degli interessati, previa informativa agli stessi in ordine alla tipologia di destinatari e alle finalità della trasmissione e purché i dati siano strettamente pertinenti alle finalità ed agli scopi perseguiti.
I dati particolari possono essere comunicati alle autorità competenti per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia.